Après notre article précisant les concepts de la veille, celui-ci examine comment mettre en place une veille.

Un état d'esprit avant tout

La veille, c'est d'abord et avant tout un état d'esprit dont il faut se pénétrer à tout moment ; cela doit presque devenir une seconde nature. Il convient également d'être très au fait des canaux possibles d'information afin de les surveiller ou de savoir les utiliser les uns par rapport aux autres. C'est tout cet ensemble qui fonde les conditions objectives pour mettre en place un dispositif de veille. Il faut alors définir l'aire de veille, soit le sujet ou le thème à surveiller et sous quel angle le surveiller. Les principales étapes de la mise en place d'un processus de veille sont d'abord la détermination des objectifs de la veille à mettre en place, puis la mise en place du dispositif proprement dit.

Détermination des objectifs d'une veille

Distinguer les besoins documentaires des besoins de veille

Conformément à ce que nous avons expliqué par ailleurs (notre article définissant la veille), certaines fonctions documentaires se nomment parfois veille mais n'en sont pas au sens strict. Les sujets traités relèvent intrinsèquement du suivi documentaire, tout aussi utile et respectable, au demeurant.

Formaliser les besoins en veille

Il conviendra donc de formaliser les besoins en veille. Assez naturellement, ces besoins apparaîtront au niveau stratégique de l'organisation. Un sujet doit présenter un caractère d'urgence et d'importance essentielle pour celle-ci pour relever de la veille : c'est dans ce cas qu'on se donnera tous les moyens pour suivre le sujet au plus près.
C'est pourquoi il importe que les chargés de veille participent aux réunions stratégiques, aux réunions de cadres, afin de se tenir au courant, même - et peut-être surtout - en tant qu'observateur, pour pouvoir établir directement des connexions entre tel sujet abordé et débattu en réunion et la nécessité de suivre tel point technique, économique ou juridique particulier qui s'y rattache directement, même si personne n'y a fait allusion lors de la discussion. Sous cet angle le veilleur est l'expert qui porte un regard différent sur les débats stratégiques de sa structure et qui doit en permanence penser ces débats en termes d'objectifs de veille induits.

La mise en place du dispositif de veille

Dispositif : il s'agit d'orchestrer les différents éléments dans un tout cohérent et complémentaire. C'est de la définition de cet ensemble que dépend la qualité de la veille et son efficacité sans perte de temps : veiller au meilleur point d'accès, au plus proche de la source.
À l'issue de la phase précédente, les sujets à suivre ont été identifiés. Il convient alors de mettre en place un dispositif propre à chaque sujet. Il s'agira de définir les diverses méthodes de collecte et canaux d'information envisageables :
- compte tenu de la nature du sujet ;
- compte tenu des éléments de connaissances dont on dispose au départ et des opportunités d'accès en fonction du sujet.

Identification des fonctions attendues

Comme pour la recherche d'information (voir notre article), la veille se place sous le signe de l'analyse fonctionnelle ; il convient d'y revenir ici.

Surveiller... pour quoi faire ?

Surveiller un sujet ne se fait jamais in abstracto. Il faut donc savoir pourquoi il doit être suivi, sous quel angle il est stratégique de le suivre, quels en sont les avantages recherchés, et les profits attendus.

La méthode de gestion de projet au service de la veille juridique

Il convient donc de bien définir les enjeux stratégiques possibles. Ceci pourra infléchir les investigations dans telle ou telle direction.

Cerner le sujet à suivre

Avant toute chose lorsqu'on démarre sur un sujet de veille, il convient d'en bien cerner les contours et d'en saisir la portée pour bien cibler les types d'informations à rechercher ou à suivre dans le dispositif.

Partir des éléments donnés

Les éléments donnés par le ou les demandeurs, ou inférés par les préoccupations stratégiques de la structure, peuvent parfois être flous ou à l'inverse trop précis. Dans un cas comme dans l'autre, il importe de bien redéfinir le sujet.
Les deux étapes qui suivent peuvent être concomitantes ; elles s'alimentent mutuellement. Il s'agira donc d'aller de l'une à l'autre par tâtonnements et interactions.

Circonscrire le sujet

Il va donc s'agir de bien délimiter l'aire du sujet. Celle-ci peut être vaste et il conviendra de rester à l'affût de manière quelque peu extensive. Mais elle peut être à l'inverse très ciblée, plus ciblée que la demande ne le précisait.

Faire le point : pré-recherche

Que la demande soit floue, trop précise ou bien définie, il importera dans un premier temps de faire le point, au sens quasiment maritime du terme, sur la question : établir un état de la question à l'instant t de la mise en place du dispositif de veille. Un pré recherche s'impose alors.

Identifier les points d'accès découverts à la suite de la recherche

Lorsqu'on a fait le point sur l'état de la question et qu'on a repéré les acteurs en présence, soit par traçage, soit par sa culture professionnelle (bonne connaissances des sources et ressources disponibles), il est possible de déterminer les points d'accès nécessaires au dispositif de veille. Nous entendons par « point d'accès » les portes d'entrée dans le système d'information. Ce peut être un site web, ou encore un centre de ressources documentaires, ou encore le centre d'information d'un ministère.

Lister et/ou rechercher les contacts à prendre

Au titre du réseau, c'est à ce moment qu'il convient de lister les personnes ressources à contacter, ainsi que de se mettre éventuellement en recherche de nouveaux contacts sur le sujet. Certains experts, par exemple, produisent un site ou interviennent sur des listes ou forums. Ils sont en général tout à fait acquis à l'esprit d'échange et sont en général prêts à communiquer. D'autres experts sont plus difficiles à repérer. Là encore, le réseau peut jouer à deux niveaux. Les cadres de l'entreprise, dans la mesure où ils jouent le jeu de l'échange avec les veilleurs, peuvent les faire bénéficier des contacts qu'ils entretiennent dans les milieux décisionnaires, chez les concurrents ou encore s'entremettre pour rapporter de l'information, non pour leur seul usage, mais dans l'intérêt de l'entreprise. Cet état d'esprit devrait d'ailleurs se généraliser, mais on touche ici du doigt la vieille résistance à l'échange. Trop de décideurs et de cadres croient encore que leur pouvoir se mesure au volume d'informations qu'ils détiennent - et retiennent - alors qu'il se mesure beaucoup plus aujourd'hui au volume d'informations qu'ils font circuler...

Mise en place du plan de veille

Lorsque les points d'accès documentaires et les contacts personnels possibles sont déterminés, il est possible de formaliser le plan de veille.

Lister les sources, canaux d'information et points d'accès à utiliser

Issue des étapes précédentes, ce premier point du plan de veille consiste à établir une sorte de tableau de bord de suivi de l'information. Seront ainsi présentes les sources, les sites, les revues, les contacts qui sont jugés utiles pour ce suivi, avec en regard les fréquences d'interrogation respectives de chaque source évoquées ci-après.

Définir une équation de recherche (requête) selon le type d'outil utilisé

C'est à ce niveau qu'il s'avère utile d'avoir testé et de définir ce qu'on appelle en général une requête, c'est-à-dire la formulation de la ou des questions à poser sur les divers outils de recherche mis en œuvre et qui soient susceptibles de rapporter le maximum de résultats pertinents. La pré-recherche aura aidé à bien ajuster la formulation d'une telle requête. Il peut y avoir plusieurs formulations de la requête en fonction des divers types d'outils. Elles peuvent consister en une formule à poser en encore plus simplement en un favori posé au bon endroit pour faciliter le suivi. La pose de ce favori et sa réutilisation constitue en quelque sorte du degré minimal du suivi de recherche.

Orchestration de divers canaux

Une fois déterminés pour un sujet donné les canaux et les contacts les plus utiles à emprunter, il convient de les orchestrer les uns par rapport aux autres et ne pas négliger les outils généraux de recherche comme système de rabattage.

Déterminer un calendrier de suivi

Au titre de cette orchestration, il y a également lieu de déterminer les fréquences d'interrogation des outils de suivi de l'information. Il est hors de question de déranger un expert au téléphone tous les jours pour lui demander s'il y a du neuf... Il n'est pas utile de se porter chaque jour sur les sites Internet sélectionnés. Si des dates prévisionnelles sont annoncées, il peut être utile de s'aider d'un agenda, et même d'un agenda électronique qui rappellera automatiquement qu'une échéance probable est arrivée et qu'il convient d'agir en conséquence dans le dispositif de veille.

Recours à un agenda électronique

Pour décharger sa mémoire encombrée d'échéances, le veilleur bénéficie aujourd'hui d'agendas électroniques. Ces outils sont non seulement capables de gérer l'emploi du temps : rendez-vous, réunions, etc. mais aussi se rendent très utiles pour la gestion des tâches. Il est ainsi possible de programmer le rappel des tâches à réaliser, d'en noter leur progression et de lier ces documents de tâches à d'autres applications (voir notre article sur l'usage des agendas électroniques).

Recours à un agent de recherche

S'agissant de suivi sur Internet, il est des outils qui aident au suivi régulier : les agents de recherche (tels que Copernic ou Strategic Finder).
Dans leur version payante, ces outils permettent d'automatiser la ré-exécution de recherches préenregistrées. Ils peuvent donc se révéler utiles dans un dispositif de veille.

Révision périodique des objectifs de veille

Spécialement lorsqu'il s'agit d'un dispositif de veille sur le long terme, mais aussi sur des sujets à plus courts terme, il convient de revoir, de rafraîchir, éventuellement d'ajuster les objectifs de veille, et partant le dispositif mis en place, en fonction de l'évolution de la stratégie de la collectivité.

Résumé synthétique : mise en place d'un dispositif de veille

La mise en place d'un dispositif de veille suppose donc plusieurs éléments et phases :

  • Détermination du ou des sujets considérés comme stratégiques pour l'organisation :
    • Par induction
    • Suite à une demande formelle
  • Définition de l'angle sous lequel il convient de suivre le thème :
    • Fonctions attendues
    • Conformité aux objectifs de veille
  • Cerner le sujet à suivre :
    • À partir des éléments donnés
    • Délimiter l'aire du sujet
    • Pré-recherche pour faire le point
  • Identifier les points d'accès utiles
  • Lister et/ou rechercher les contacts à prendre
  • Mise en place du plan de veille
    • Détermination des sources, canaux et points d'accès mis en œuvre
    • Équation de recherche en fonction des outils
    • Orchestration des canaux
    • Calendrier de suivi
      • Agenda électronique
      • Agent de recherche automatisé
  • Révision périodique des objectifs de veille et de leur caractère stratégique.

 

|cc| Didier Frochot — juin 2006

 

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