L'initiative de Sylvie Gaucherand nous paraît remarquable à plus d'un titre et nous remercions l'auteur d'avoir bien voulu nous confier cette synthèse d'un document plus vaste, présentant un projet, non moins ambitieux.

Mise à jour Juin 2004 : doc94.net a obtenu le premier prix I-Expo de l'Administration électronique le 10 juin dernier

La première grande originalité du projet est le refus de la fatalité. Plutôt que de souscrire aux exigences des éditeurs de presse au travers, on ne sait quelle société ad hoc, ce consortium se propose, tout simplement, de collecter et de reverser les redevances librement négociées en bloc, pour le compte d'un grand nombre de centres documentaires.
La seconde originalité réside dans la reprise de l'initiative par nos milieux professionnels. Voici enfin une initiative née pour des professionnels par des professionnels. Souhaitons-lui donc longue vie et surtout un rayonnement propre à donner l'exemple pour d'autres initiatives. On retrouve là le rêve de
Légitime Copie, hélas depuis longtemps mis en sommeil...
Le reste du projet, notamment ses ambitions de prestations de services fédérées, nous paraissent, là encore, aller dans le sens d'une amélioration de la fonction documentaire et partant, de sa meilleure reconnaissance.
Mais laissons la parole à l'auteur... DF

Sylvie Roussel-Gaucherand - Conservateur en chef, administrateur de Doc94 (Extranet documentaire du Conseil général du Val-de-Marne)

L'irruption fulgurante des Technologies de l'Information et de la Communication au cœur même des administrations territoriales a, d'ores et déjà, des impacts sur les conditions d'exercice des métiers de l'administration territoriale.

En proposant la création d'un consortium documentaire, les directeurs généraux, réunis le 11 avril 2003 au Conseil général du Val de Marne, ont privilégié la participation active des services départementaux dans la maîtrise et l'usage des ressources documentaires électroniques dont ils ont besoin. Issu d'une lente gestation, ce consortium commence aujourd'hui à prendre son essor. Ce projet sera présenté au salon I-Expo qui se déroulera à Paris, les 8 et 9 juin 2004.

Projet de consortium documentaire inter-departemental

Le projet de consortium documentaire offre des services et des prestations d'informations faisant appel aux technologies de l'information et de la communication, dédiés aux professionnels des collectivités territoriales.

Son objectif est de mettre à la disposition des services départementaux des ressources documentaires électroniques nécessaires et utiles à l'exercice de leurs compétences. La taille du consortium lui permet maintenant de négocier l'ensemble du catalogue et d'améliorer les conditions financières d'acquisition, de diffusion et de stockage des documents électroniques.

Les fonctions d'un consortium adapté aux besoins des départements

Quelles que soient les spécificités des consortiums documentaires créés au niveau international ou en France, leur dénominateur commun est d'obtenir un service de documentation et d'information de meilleure qualité et à moindre coût.

Le consortium documentaire permettra non seulement d'harmoniser les bases tarifaires des contenus documentaires (ce qui est le poste le plus important dans la diffusion des ressources électroniques) mais devrait aussi permettre aux membres de mutualiser les coûts d'investissement et de fonctionnement des systèmes de diffusion électronique.

Pour résumé, les fonctions du consortium documentaire adapté aux besoins des départements seront de :

- négocier collectivement les offres tarifaires auprès des éditeurs ;
- acheter des licences auprès des éditeurs ou agrégateurs de presse intégrant les droits d'accès, de diffusion et de stockage ;
- partager des compétences et des connaissances documentaires ;
- conduire une politique commune de développement des collections documentaires ;
- disposer d'un système de diffusion et de stockage partagé ;
- standardiser les services et produits d'édition documentaire ;
- former des veilleurs électroniques ;
- communiquer sur le projet et ses réalisations.

Un comité de pilotage fera le lancement et le suivi du consortium.

Cette négociation commune permettra aux membres d'économiser temps et moyens.

Le troisième objectif sera la mise en commun des connaissances et compétences entre veilleurs électroniques.

Le programme du consortium

Les abonnements aux ressources électroniques

Si les abonnements à des revues électroniques, et à des agrégateurs de presse (grossistes de l'information électronique), ne sont pas encore courants dans les services de documentation des conseils généraux, le travail de veille électronique et les produits de diffusion documentaires (revues de presse personnalisées, et autres produits d'édition quotidiens, hebdomadaires ou mensuels) restent pour la plupart des Conseils généraux à mettre en place. Les éditions documentaires personnalisées seront accessibles aux services départementaux et aux partenaires des conseils généraux, membres de ce réseau.

D'autres tâches seront assignées au consortium
- analyse des nouvelles offres des éditeurs ;
- contrôle des accès et délais de mis en ligne ;
- suivi des développements technologiques ;
- formation et assistance aux utilisateurs ;
- etc. ...

Le recours à une structure intermédiaire privée ou associative est, d'ores et déjà, étudié.

Des outils de travail collaboratif entre les services de documentation et autres structures gérant des ressources électroniques devront être mis en place :
- agenda collectif partagé ;
- répertoire commun des périodiques électroniques ;
- annuaire de sites Web dédiés aux métiers territoriaux ;
- forums ;
- services questions/réponses ;
- formulaires, manuel et cours en ligne destinés aux veilleurs électroniques ;
- etc.

Des actions de communication accompagneront la création de ce consortium : communiqués de presse, dossier de presse et participation à des salons spécialisés dans la gestion documentaire et les NTIC au sein des Collectivités locales.

|cc| Sylvie Roussel-Gaucherand & Defidoc - avril 2004