Support indispensable de l'information, le document facilite la diffusion de celle-ci auprès d'un large public. Inversement, le document abandonne l'état de chose lorsque l'homme considère l'information dont il est porteur. Le couple information/document, qui paraît donc inséparable, remplit le rôle de matière première capitale pour l'entreprise.

I. Un couple inséparable

Il convient de définir document et information avant d'aborder la nature de leurs rapports respectifs.
Le document, tout d'abord, est un élément matériel auquel l'homme a conféré une fonction particulière. Celle-ci est orientée principalement vers la médiation efficace de l'information. Le document devient ainsi le support indispensable qui permettra à l'individu d'accéder à l'information. Toute chose est alors potentiellement susceptible de devenir un document. Comme le précise Laurent Bernat, "une chose acquiert donc le caractère documentaire, elle ne devient un document que lorsqu'un homme considère l'information dont elle est porteuse. Ce qui différencie la chose du document, c'est donc un lien fonctionnel que lui confère l'homme qui entre en relation avec elle." (1) Le document, en tant que sujet matériel, peut prendre diverses formes telles que le papier, l'image, le son ou bien encore un fragment de mémoire d'un serveur informatique.
L'information, quant à elle, est incorporelle. Cette ressource assez particulière n'est pas un objet palpable et facilement saisissable comme l'est le document. "L'information est, en final, une pure subjectivité en ce sens qu'elle n'est que le regard de quelqu'un sur quelque chose, à un moment donné, dans un contexte donné...ce qui était acquis à un moment donné, peut être remis en cause l'instant d'après. L'information est une péripétie du regard de l'humanité sur elle-même et son environnement." (2) Cette information à la fois subjective, immatérielle et volatile, sera fixée sur un support si l'on désire faciliter sa diffusion auprès d'un public déterminé.
Document et information forment par conséquent un couple quasiment inséparable. En effet, pour favoriser sa distribution, l'information doit se matérialiser dans une médiation que l'on qualifiera de documentaire. Impossible donc de concevoir une information sans support quel qu'il soit. Dans le cas d'un Intranet, il faudra fixer l'information pertinente pour l'entreprise, sur le serveur Web interne. Ainsi, les collaborateurs pourront avoir accès à cette information facilement et à tout moment. Si on peut penser qu'il ne peut y avoir d'information sans document, le rapport inverse paraît tout aussi valable.

II. une matière première capitale

Le document et l'information représentent la matière première des professionnels de l'I-D. Si la profession a longtemps été conditionnée par le contenant, c'est-à-dire le document, un recentrage a eu lieu afin de mettre en valeur notre spécificité informationnelle. Il ne s'agit pas de remettre en cause le document qui constitue toujours le support privilégié de l'information, mais de se concentrer sur notre véritable mission : répondre aux besoins d'information des utilisateurs. Ces derniers veulent du contenu et le professionnel de l'I-D devra donc s'atteler à leur fournir l'information nécessaire au bon fonctionnement de l'entreprise. En revanche, la présentation agréable de l'information constituera toujours un plus pour l'utilisateur. La diffusion d'un communiqué pourra, par exemple, être plus séduisante sur une page Web que sur un document papier. Ainsi, le professionnel de l'I-D doit se concentrer principalement sur le contenu sans négliger le contenant.
Il n'est pas rare de s'entendre dire que l'information correspond en quelque sorte à du pétrole gris. Cela signifie que l'information s'apparenterait symboliquement à une source d'énergie qui permettrait à l'homme de passer à l'action. Les finalités et fonctions de l'information peuvent dès lors être très diverses. Instrument d'aide à la création de la culture d'entreprise, outil de partage et de diffusion des savoirs et savoir-faire, l'information peut, si elle est bien gérée, accompagner efficacement les activités prioritaires d'une organisation. Le besoin d'information a toujours été au centre de l'action humaine désireuse d'atteindre un objectif particulier. L'homme a besoin de collecter un certain nombre d'informations afin de savoir comment orienter un projet. Ainsi, l'information est la ressource incontournable qui donne du sens à l'action. (3)

|cc| Fabrice Molinaro - 1998 - janvier 2004.

Notes :

1. Laurent Bernat, Pour en finir avec la crise d'identité des documentalistes !, mémoire soutenu à l'INTD, 1994, p 43.
2. Jean Michel, Analyse de la valeur et management de l'information, vers la "value information", in La valeur des Produits et Services, mars 1998, p.3. Disponible sur Internet : http://jeanmichel.conseil.free.fr...
3. Laurent Bernat, op. cit., p 43-46.