Nous proposons ici quelques pistes synthétiques sur la démarche d'informatisation.


Conduite de projet

La méthode de conduite de projet a été conçue pour bien cerner les attentes des utilisateurs. C'est donc une démarche très utile à mettre en œuvre lors de la mise en place d'une nouvelle fonction, d'un nouveau service, et donc notamment d'une informatisation.

Les phases de la méthode

Repartir les besoins des utilisateurs

Distinguer entre :
- Besoins exprimés
- Besoins réels
- Besoins reformulés

Analyser les besoins en termes de fonctions d'usage et autres

Fonction d'usage : décrit un besoin à partir de la ou des fonctions élémentaires auxquelles il doit répondre.
Exemple : s'informer régulièrement sur un sujet.
Une fonction s'exprime le plus souvent par un verbe actif. Il peut être assorti de critères qui sont autant d'adverbes ou de qualificatifs.
Exemple : transmettre l'information rapidement - Recevoir une information fiable.
Cette phase de l'analyse fonctionnelle est très importante en ce sens qu'elle permet de lever les ambiguïtés qui se glissent fréquemment dans l'expression des besoins. Elle permet ainsi d'éviter de partir sur de fausses pistes.

Analyse de l'existant

Cette phase permet de dresser l'inventaire de ce qui existe, même si cet existant est strictement embryonnaire. Une situation n'est jamais totalement vierge.
Elle permet en outre de valider les premières analyses fonctionnelles réalisées en phase précédente.

Recherche de solutions

C'est dans cette phase qu'il est fait appel à l'expertise professionnelle du conseil. C'est lui qui connaît les différentes solutions possibles, en fonction de l'offre du marché, et en fonction des besoins réels bien cernés et bien reformulés.
Dans cette phase, est mis en œuvre le syllogisme fonctionnel, proche du syllogisme juridique : à tout besoin doit correspondre une solution. On va donc mettre une série de fonctions attendues en regard d'une série de solutions pour aboutir à faire coïncider les deux.

Résultat de la conduite de projet

L'ensemble de cette opération débouche sur des propositions concrètes, présentant souvent trois solutions de niveaux et de coûts différents : hypothèse basse, hypothèse moyenne, hypothèse haute.

La réalisation du projet

Le choix ayant été fait, la grande étape suivante consiste à réaliser le projet, dans sa configuration retenue.

Phases d'une informatisation

Précautions terminologiques

- L'utilisateur ou l'usager est celui qui est censé avoir le besoin.
- Le conseil ou prestataire est la personne qui conduit le projet. Il peut y avoir une succession de conseils dans les cas où le cahier des charges fonctionnel est confié à une personne différente de celle qui signe le cahier des charges final du projet, et de celle qui réalise le cahier des charges d'informatisation (technique celui-là).
- Le commanditaire est celui qui exprime le besoin des utilisateurs. Il peut être différent du financeur ou du décideur. On peut être son propre commanditaire dans un projet d'informatisation ou de réinformatisation interne. Il convient dans ce cas, pour la clarté du travail, de rester conscient des divers rôles qu'on joue (conseil et commanditaire).
- Le décideur est celui qui donne son accord pour réaliser le projet. Il peut être amené, lorsqu'il est aussi commanditaire, à donner son avis sur les phases préalables.
- Le financeur est la personne physique ou morale qui finance l'informatisation.

Phases principales de l'informatisation

Conduite de projet

- Étude en vue de la reformulation du besoin.
- Analyse fonctionnelle.
- Reformulation du besoin accompagné des fonctions attendues.
- Cahier des charges fonctionnel : définit les fonctions attendues par les usagers.
- Validation du cahier des charges fonctionnel par le commanditaire.
- Recherche d'un éventail de solutions techniques possibles.

- Rapport de projet présentant en général trois solutions possibles :

- Une solution haute, la plus coûteuse ou la plus lourde techniquement, ou encore la plus élaborée.
- Une solution intermédiaire.
- Une solution basse qui doit correspondre au minimum de ce qu'on peut attendre de l'informatisation.
- NB : Chaque solution est présentée avec ses avantages et ses inconvénients. Le conseil peut préconiser une ou plusieurs solutions.

- Présentation du rapport de projet. Le conseil peut alors être amené à recommander une seule solution qui lui paraît la meilleure.
- Validation du rapport et choix. Une solution est généralement arrêtée. Néanmoins, on peut tout à fait envisager d'explorer plus avant deux solutions concurrentes pour se faire une meilleure idée (tests comparatifs d'utilisation de logiciels dans le contexte, contacts avec les éditeurs de logiciels pour voir leur sérieux, etc.).

Réalisation du projet

Écriture du cahier des charges technique

Structure de la base de données :
- Les champs à prévoir.
- Leur statut.
- Les règles d'écriture dans chaque champ.
- Précisions sur les éléments attendus en texte intégral.

Si le projet prévoit un système d'information complexe, composé d'une base de données au sens strict et d'un système plus ouvert à côté, du style Intranet, il y a lieu d'élaborer plusieurs cahiers des charges techniques : un pour la base, un pour l'Intranet, un pour le moteur de l'Intranet, si on en prévoit un.
C'est ce type de cahier des charges, assorti d'éléments de présentation du contexte qui est transmis aux différents apporteurs de solutions : producteurs de logiciels, producteurs de moteurs en texte intégral, producteurs de solutions HTML (éditeurs de pages HTML), respectivement pour leur partie.
Il peut faire apparaître des phases de réalisations. On peut démarrer par une partie du projet, la base de données par exemple, pour développer les autres ensuite. Il importe d'inscrire l'ensemble du projet dans la continuité pour assurer la cohérence et garder à tout moment la vision globale.

Choix et acquisition des éléments techniques

Selon les réponses les plus approchantes au cahier des charges, les rapports avec les prestataires de services et vendeurs, les choix sont arrêtés et les acquisitions sont faites.

Contrat liant le conseil et/ou le prestataire à l'oganisme commanditaire

Ce contrat est très important. Pour sa pleine efficacité, il doit impérativement annexer le cahier des charges, objet de l'appel à propositions. Si ce dernier est bien conçu et prend valeur contractuelle, toute attente décrite dans le document et non satisfaite peut constituer une faute contractuelle et peut dès lors être, plus facilement réglée juridiquement, en cas de contentieux.

Mise en place de la solution retenue au moyen des outils techniques choisis

C'est cette phase qui constitue la réalisation proprement dite. C'est alors qu'apparaissent tous les petits éléments auxquels on n'a pas pensé dans les phases de conception et qui nécessitent des ajustements. C'est là que le produit attendu prend corps réellement.
Le cas échéant, on peut encore distinguer deux sous phases :
- Phase de test du système.
- Phase de mise en exploitation régulière.

Le cahier des charges d'appel à propositions

Qu'il soit réalisé en phase fonctionnelle, en phase de projet chiffré et arrêté, ou en phase de mise en œuvre technique, un cahier des charges d'appel à propositions s'adresse toujours à quelqu'un d'extérieur. C'est donc un document de communication. A ce titre, il doit contenir des informations propres à informer son destinataire, sur l'ensemble du contexte dans lequel il sera amené à intervenir. Les éléments suivants seront donc présents :

Présentation des éléments d'ensemble

Présentation de l'organisme cadre

Ou : Qui sommes-nous ? Il s'agit là de présenter succinctement l'entreprise, la collectivité locale, l'administration dans laquelle le projet se réalise ou se réalisera.

Le contexte plus précis

Dans quel cadre et environnement institutionnel, politique, économique le projet intervient-il ?

Le projet lui-même et les fonctions attendues

Description du pourquoi et du comment du projet. Présentation des besoins reformulés, des fonctions attendues. Même si on est en phase de réalisation technique, il importe de rappeler les éléments essentiels du cahier des charges fonctionnel.

Le programme des réalisations (en phase de réalisation uniquement)

On indiquera ici le calendrier de réalisation, les délais à respecter, les phases éventuelles de la mise en œuvre de l'ensemble du projet.

La ou les réalisations possibles

C'est là que s'intègre le ou les cahiers des charges techniques. Le destinataire connaît déjà le contexte, les contraintes de temps et autres. Il peut prendre toute la mesure de ce qu'on attend de lui.

Délais pour répondre à l'appel à propositions

L'appel à propositions fournit généralement un délai strict qui doit être respecté par les prestataires postulants. Ce délai doit être raisonnable, ni trop long parce que le projet doit avancer, pas trop court non plus pour laisser aux prestataires le temps de préparer une réponse sérieuse.

Choix final

Une fois les divers appels d'offres examinés, le choix se porte sur un prestataire. Celui-ci est alors désigné. Si le marché est passé en la forme d'un marché public avec appel d'offres, c'est un arrêté qui nomme le prestataire retenu. Cet arrêté vaut attribution du marché.

|cc| Didier Frochot — décembre 2003